“Déploiement de booking tool”, à la CDAF

Ce jeudi, avenue d’Iéna, la CDAF (Compagnie des Acheteurs de France) a organisé une présentation/ débat sur le thème : “Comment déployer un booking tool ?”

Les expériences croisées de DECATHLON (Luc VIENNE) et PPR (Pinault Printemps Redoute)  (Louis DELAMAESTRE) ont été présentées et fait l’objet d’un questions-réponses nourri. Christophe PINGARD, Vice-Président EMEA de Egencia, était présent, car ces deux déploiements ont été réalisé par ce TMC (Travel Management Company).

L’accent a été mis sur l ‘importance de l’ergonomie de l’outil pour obtenir rapidement une bonne adoption, le voyageur ne doit pas perdre de temps. Pour valider cela entre les différentes offres, il a été procédé à un pilote avec des utilisateurs choisis

(ndlr: etant donné le degré de maturité des outils aujourd’hui est-il nécessaire de monter ce type de groupe utilisateurs ? Plutôt à monter dans la phase “déploiement”, pour avoir un premier groupe pilote, qui valide la solution avant un lancement généralisé)

Il est aussi capital d’associer l’agence qui déploie aux mêmes objectifs que ceux de l’entreprise.

Le rôle majeur de la communication a aussi été largement souligné, car la clé de la réussite de ce type de déploiement réside bien dans un accompagnement au changement performant. Dans ces deux déploiements, il est à noter qu’une bonne intégration entre le off-line (agents de voyages) et le on-line (outil de booking-tool) a été réalisé:  Les agents de voyages travaillent sur le même outil que les voyageurs, le dialogue entre les deux populations est donc pertinent. Demander à son TMC s’il est en mesure d’avoir la même base de données entre le on et le off, s’avère donc tout à fait pertinent.

Chez DECATHLON, le taux d’adoption est de 74% (avec un taux de retouche de seulement 12% sur l’aérien), et concerne les voyages simples (aller-retour plus hotel et/ou voiture). Ce taux a été obtenu bien plus vite que prévu, et l’engagement du TMC a donc été largement dépassé.

Les gains d’un tel déploiement sont donc de trois ordres:

-Economies (directes) sur la billeterie: les voyageurs achètent des billets à prix plus modéré. Luc VIENNE a signalé que l’effet de “culpabilité visuelle” a été important.

-Economies (directes) sur le coût de transaction de l’agence.

-Economies (indirectes) sur le gain de temps, grâce au process de réservation optimisé.

En termes de “best practice”, il a été souligné l’importance de mettre à disposition de la TMc, un interlocuteur dédié, chef de projet pilotant en commun avec l’agence le déploiement. Le fait d’avoir aussi en interne, un “sponsor” de haut niveau, a été largement rappelé.

Enfin, le point sensible de la gestion de profils “voyageurs” a été évoqué: L’entreprise utilisatrice doit bien cadrer ce sujet avec son agence, car en cas de séparation, il est nécessaire de pouvoir les récupérer vite et bien.

Autour d’un verre, des échanges conviviaux se sont poursuivis, tant un tel sujet reste d’actualité pour nombre d’entreprises, qui sont en train de passer à la mise en place d’un tel outil !

Résultats de l’étude “Cost control and beyond”

Commanditée par Amadéus, l’étude “Cost control and beyond” révèle des éléments intéressants:

Ainsi, les Directeurs Financiers sont 40% à être satisfaits des économies réalisées sur le poste déplacements professionnels. Cela signifie donc que 60% d ‘entre eux, sont largement conscients que les économies sont insuffisantes.

Pour optimiser ces dépenses, les moyens le plus souvent mis en avant, est l’outil de réservation automatique (online booking tool) ainsi que l ‘automatisation de la note de frais.

Comment bien intégrer “Booking-tool” et “Note de frais” ?

Force est de reconnaître que sur le marché des outils informatiques dédiés au travel, certains éditeurs de logiciels ont débuté avec succès du côté “booking-tool”, tandis que d’autres attaquaient l’édifice “Voyages” par la face:  ”Notes de Frais”.

Mais à présent, nous assistons à un mouvement de convergence. Car, il faut bien le reconnaître, du point de vue de l’utilisateur qui voyage, il est tellement plus pratique d’avoir le cycle complet du voyage (renseignements préalables, réservation, puis établissement de la note de frais) sur un seul et même outil, en usant de manière transparente de la même application.

Du coup, les outils maintenant proposés contiennent ces deux modules-clés (booking, note de frais), chacun revendiquant avoir réalisé la meilleure intégration des deux ensemble. 

Pour le Travel manager, le choix est cornélien, car il se trouve dans la situation suivante:

Beaucoup de grands comptes ont commencé par le booking-tool, sélectionnant le partenaire qui leur semblait le plus efficient sur cette partie-là et regardent maintenant comment s ‘adjoindre un module “notes de frais” :

• s’adjoindre ce module en le demandant à leur fournisseur de ”booking-tool”: Avantage évident, une très bonne intégration. Par contre est-il certain d’avoir ainsi le module “notes de frais” le plus performant ? Si l’on se fie à la “courbe en S” d’adoption des technologies, rares sont les acteurs qui arrivent à être très performant sur une techno, puis une autre…
• scinder les deux parties, faire un appel d ‘offres uniquement “notes de frais”, mais alors quid de la bonne intégration des deux ? Avantage: Etres certain de prendre le top en terme de “notes de frais” ?
• ou encore, et cela a été le choix de certains comptes, faire procéder à des développements de l’outil sur mesure. Quel coût ? Est-ce pertinent maintenant qu’émergent des solutions “standard” ?