De l’utilité d’une politique Voyages

Alors que le poste “déplacements professionnels” représente souvent le 3ème poste de dépenses de l’entreprise, il importe de formaliser, et bien communiquer une “politique Voyages“.

La politique Voyages définit sous forme de règle, les droits et devoirs de chaque collaborateur pour ses déplacements professionnels.

Car sans politique voyages, c’est l’inflation des dépenses, mais surtout la confusion.

Le service Achats va certainement y intégrer des objectifs de qualité et de confort, mis en balance avec un prix tiré au cordeau. La politique Voyages sera le document majeur remis aux prestataires de services Voyages, lors d’un appel d ‘offres, car c’est l’outil de référence, en quelque sorte le “mètre étalon“, qui mesure ce qui sera fait en matière de voyages.

Cette politique va s’adapter en fonction des mutations et des circonstances du marché. La politique voyages est donc une matrice vivante: Un dialogue régulier avec les voyageurs par le biais d ‘enquête est nécessaire.

L’analyse de l’évolution des prix moyens et la prise en considération d’élèments de benchmark permettent d’adapter au mieux la politique des voyages aux mutations du marché.

L’utilité de la politique Voyages est donc de permettre à toutes les parties de jouer un role majeur dans l’adaptation de situations complexes grâce à une boussole comprise par chacun, intégrant à la fois qualité et prix dans un contexte de mutations des situations et des techologies.

(Article de Bruno ARBONEL et Dominique MIRMONT)

Le comportement “vertueux” du voyageur

Chaque métier possède sa quête du Graal: Pour le Travel Manager, cette quête se situe au niveau du “comportement du voyageur”. Si possible vertueux.  C’est à dire permettant de faire des économies substantielles.

Car notre homme d’affaires “voyageur”,  n’est pas forcément au fait des “bonnes pratiques”, celles qui transforment le voyage en un investissement  rentable pour l’entreprise, et payé au prix le plus raisonnable.

Parmi ces bonnes pratiques (difficile à mettre en oeuvre, reconnaissons le), il est possible de citer entre autres:

• Réserver son billet d’avion 15 jours en avance. Même s’il arrive que les déplacements se décident 2 ou 3 jours seulement avant le départ, bon nombre de déplacements sont prévus 1 mois, voire plus, à l’avance. Et là, le fait de contacter vite son agence, d’anticiper la réservation, peut permettre de diminuer très substantiellement le prix du billet.
• Remettre de l’essence dans sa voiture de location. Pas toujours évident non plus, le voyageur revient précipitamment à l’aéroport, n’a pas le temps de remettre l’essence utilisée. Le prix, au final, s’en ressentira fortement.
• Réserver un hotel si possible en dehors des milieux de semaine (Mardi, Mercredi, Jeudi), qui sont des jours souvent bien remplis pour l’hotel. Là encore, ce n’est pas toujours possible, mais très souhaitable pour obtenir un prix de nuitée plus bas.

Bien préparer son déplacement professionnel

Une fiche technique intéressant rédigé par sur un blog dédié à l’export, rappelle les éléments clés de la bonne préparation d’un déplacement professionnel.

Un rappel salutaire, notamment, sur le fait de réserver son billet d’avion, et son hôtel, le plus en avance possible: Grosses économies en perspective pour votre entreprise, cher voyageur d’affaires !

Cette fiche est accessible dans la “Blogoliste”: “Bien préparer son voyage d’affaires“

Réduction drastiques des déplacements professionnels en Europe ?

“Mondial Assistance” a effectué un sondage intéressant auprès des voyageurs d’affaires, dans lequel il apparaît qu’une grande majorité d’entre eux (63%) pensent que dans le futur les technologies permettront de ne plus se déplacer.

La première techno à laquelle on pense est le téléphone, la “conférence téléphonique” . Il est certain qu’une “conference call”, qu’une “visioconférence” (encore mieux) peuvent permettre l’échange d’informations, le gain de temps, et bien sur d’argent. D’autant que la technique progresse, que la qualité d’écoute est meilleure, et surtout la facilité d’utilisation de ce genre d’outils continuera de progresser à grands pas.

Néanmoins, rien ne remplace non plus le contact direct, l’échange entre deux personnes en face à face. Cette volonté me semble donc à pondérer par cette réalité, pour moi, incontournable.

Par contre, là où il y a des marges de progression, c ‘est dans le fait de savoir éliminer des réunions internes, qui parfois ne sont pas utiles que cela, et peuvent avantageusement se voir remplacé par une conférence téléphonique. Cela oblige de plus à une plus grande concision dans l’échange, voire une meilleure préparation de la réunion.

Et une bonne conférence téléphonique ne devant pas dépasser de beaucoup la demi-heure, permet un gain de temps très appréciable !