“Déploiement de booking tool”, à la CDAF

Ce jeudi, avenue d’Iéna, la CDAF (Compagnie des Acheteurs de France) a organisé une présentation/ débat sur le thème : “Comment déployer un booking tool ?”

Les expériences croisées de DECATHLON (Luc VIENNE) et PPR (Pinault Printemps Redoute)  (Louis DELAMAESTRE) ont été présentées et fait l’objet d’un questions-réponses nourri. Christophe PINGARD, Vice-Président EMEA de Egencia, était présent, car ces deux déploiements ont été réalisé par ce TMC (Travel Management Company).

L’accent a été mis sur l ‘importance de l’ergonomie de l’outil pour obtenir rapidement une bonne adoption, le voyageur ne doit pas perdre de temps. Pour valider cela entre les différentes offres, il a été procédé à un pilote avec des utilisateurs choisis

(ndlr: etant donné le degré de maturité des outils aujourd’hui est-il nécessaire de monter ce type de groupe utilisateurs ? Plutôt à monter dans la phase “déploiement”, pour avoir un premier groupe pilote, qui valide la solution avant un lancement généralisé)

Il est aussi capital d’associer l’agence qui déploie aux mêmes objectifs que ceux de l’entreprise.

Le rôle majeur de la communication a aussi été largement souligné, car la clé de la réussite de ce type de déploiement réside bien dans un accompagnement au changement performant. Dans ces deux déploiements, il est à noter qu’une bonne intégration entre le off-line (agents de voyages) et le on-line (outil de booking-tool) a été réalisé:  Les agents de voyages travaillent sur le même outil que les voyageurs, le dialogue entre les deux populations est donc pertinent. Demander à son TMC s’il est en mesure d’avoir la même base de données entre le on et le off, s’avère donc tout à fait pertinent.

Chez DECATHLON, le taux d’adoption est de 74% (avec un taux de retouche de seulement 12% sur l’aérien), et concerne les voyages simples (aller-retour plus hotel et/ou voiture). Ce taux a été obtenu bien plus vite que prévu, et l’engagement du TMC a donc été largement dépassé.

Les gains d’un tel déploiement sont donc de trois ordres:

-Economies (directes) sur la billeterie: les voyageurs achètent des billets à prix plus modéré. Luc VIENNE a signalé que l’effet de “culpabilité visuelle” a été important.

-Economies (directes) sur le coût de transaction de l’agence.

-Economies (indirectes) sur le gain de temps, grâce au process de réservation optimisé.

En termes de “best practice”, il a été souligné l’importance de mettre à disposition de la TMc, un interlocuteur dédié, chef de projet pilotant en commun avec l’agence le déploiement. Le fait d’avoir aussi en interne, un “sponsor” de haut niveau, a été largement rappelé.

Enfin, le point sensible de la gestion de profils “voyageurs” a été évoqué: L’entreprise utilisatrice doit bien cadrer ce sujet avec son agence, car en cas de séparation, il est nécessaire de pouvoir les récupérer vite et bien.

Autour d’un verre, des échanges conviviaux se sont poursuivis, tant un tel sujet reste d’actualité pour nombre d’entreprises, qui sont en train de passer à la mise en place d’un tel outil !

Lancement de l’AFTM le 21 octobre dernier

 « Ni hégémonie, ni prise de pouvoir, nous avons la volonté de travailler avec toutes celles et ceux qui œuvrent aujourd’hui dans le voyage d’affaires » : du haut de la tribune plantée dans les salons du Méridien Montparnasse, le 21 octobre, Michel Dieleman a adressé un message «politique» clair.

Le Président de l’AFTM et son Conseil d’administration veulent faire reconnaître la fonction de Travel Manager et lui donner une formation adaptée.

« Nous devons échanger pour nous enrichir », souligne Claude Lelièvre,Travel Manager chez Legrand et vice-président de l’AFTM, qui insiste sur les missions d’une association professionnelle.

Que ce soit par Serge Bachus (Unisys), le secrétaire général, Estelle Carucci (Lafarge) ou Sonya Basmadjian (Total), les idées fortes ont été égrenées devant un parterre de professionnels impressionnant : « Elargir le cercle des connaissances », « Donner du sens à ce nouveau métier », « Confronter et partager les idées et les expériences », « Devenir force de propositions » et surtout, le plus important : « Capitaliser le savoir-faire » ou « Croire au métier et aider les nouvelles générations de Travel Managers ».

Le ton de la mobilisation est donné !

Pour porter ces missions, l’AFTM a déjà un programme chargé pour les prochains mois : dîners débats en province, rencontres parisiennes, livre blanc et études sont déjà au menu des actions prévues par l’association.

Et encore et surtout, un soutien fort sera donné à la formation: « Nous avons pris contact avec l’ESSEC, le CNAM, l’ESCAET pour mettre en place des cursus d’enseignement adaptés aux attentes des entreprises et des étudiants », a expliqué Abdelaziz Bougja, Travel Manager de Véolia, pour qui « L’anglicisme de notre définition professionnelle ne doit pas cacher notre vision francophone d’un métier qui, en France, est éloigné des méthodes anglo-saxonnes ».

D’ores et déjà le premier outil développé par l’AFTM est le site Internet (www.aftm.fr) présenté par Estelle Camusard, chargée de son développement. Point de rencontre des adhérents et de ses partenaires, cette vitrine sera en mouvement perpétuel, enrichie d’une revue de presse, d’un forum ou d’une zone privative, réservée aux adhérents.

De l’utilité d’une politique Voyages

Alors que le poste “déplacements professionnels” représente souvent le 3ème poste de dépenses de l’entreprise, il importe de formaliser, et bien communiquer une “politique Voyages“.

La politique Voyages définit sous forme de règle, les droits et devoirs de chaque collaborateur pour ses déplacements professionnels.

Car sans politique voyages, c’est l’inflation des dépenses, mais surtout la confusion.

Le service Achats va certainement y intégrer des objectifs de qualité et de confort, mis en balance avec un prix tiré au cordeau. La politique Voyages sera le document majeur remis aux prestataires de services Voyages, lors d’un appel d ‘offres, car c’est l’outil de référence, en quelque sorte le “mètre étalon“, qui mesure ce qui sera fait en matière de voyages.

Cette politique va s’adapter en fonction des mutations et des circonstances du marché. La politique voyages est donc une matrice vivante: Un dialogue régulier avec les voyageurs par le biais d ‘enquête est nécessaire.

L’analyse de l’évolution des prix moyens et la prise en considération d’élèments de benchmark permettent d’adapter au mieux la politique des voyages aux mutations du marché.

L’utilité de la politique Voyages est donc de permettre à toutes les parties de jouer un role majeur dans l’adaptation de situations complexes grâce à une boussole comprise par chacun, intégrant à la fois qualité et prix dans un contexte de mutations des situations et des techologies.

(Article de Bruno ARBONEL et Dominique MIRMONT)

Résultats de l’étude “Cost control and beyond”

Commanditée par Amadéus, l’étude “Cost control and beyond” révèle des éléments intéressants:

Ainsi, les Directeurs Financiers sont 40% à être satisfaits des économies réalisées sur le poste déplacements professionnels. Cela signifie donc que 60% d ‘entre eux, sont largement conscients que les économies sont insuffisantes.

Pour optimiser ces dépenses, les moyens le plus souvent mis en avant, est l’outil de réservation automatique (online booking tool) ainsi que l ‘automatisation de la note de frais.

Tendances marché par commodité “Travel”

En cette période de budgétisation, les travel managers se trouvent confrontés à l’établissement du budget prévisionnel 2009.

Aussi, pour s’y retrouver, voici quelques tendances marchés bien utiles, par grands familles d’achats de déplacements professionnels (provenance: Advito, l’activité conseil de BCD):

Aérien: +6 à 8%

Hotel: +4 à 8%

Location de voitures: +3 à 4%

Meeting: +4 à 8%

Donc, des hausses, des hausses, quelque soit la commodité: La baisse du prix du baril de pétrole ne suffit pas à enrayer les prix de l’aérien; la forte demande qui existe dans l’hotellerie continue a faire peser un climat haussier sur les prix.

Pourquoi intégrer “Notes de Frais” et “Booking-Tool” ?

Selon Patrick MIMOUN, Directeur Commercial de KDS, trois raisons majeures concourent à l’intégration de la fonctionnalité “Notes de frais” avec celle du “booking-tool”:

• Du point de vue de l’utilisateur: une ergonomie accrue, car l’application est vue d’un seul tenant, la réservation va se retrouver automatiquement ensuite comme une note de frais à valider
• Du point de vue de l’informaticien: Une intégration “seamless” (sans couture), gage de bon fonctionnement des applications entre elles
• Du point de vue financier: Pouvoir ainsi raisonner en TCT: Total Cost of Trip: Toutes les différentes composantes du prix du voyage peuvent être récupérées et donner lieu à la visibilité du prix total du déplacement.

Journée ACTE-France du 17 septembre

Une journée dans une salle proche de Top Résa, dédiée de manière importante aux méthodologies d’achats des déplacements professionnels. Difficile de résumer toutes les interventions, alors ci-dessous quelques éléments:

Sur l’hôtellerie, le travel manager d’ALTRAN a évoqué sa décomposition de prix sur une nuitée:

• Chambre (60%)
• F& B (Food & Beverages) (25%)
• Extras (15%)

Sur l’aérien, Abdelaziz Bougja a détaillé les composantes que regardent de près les compagnies aériennes pour vous donner leur meilleur prix:

• dépenses sur les axes compétitifs
• part de marché sur des city pairs données
• dépense totale aérienne
• capacité d’orienter les volumes
• augmentation éventuelle de dépenses

Abdelaziz Bougja a expliqué, que ses critères de choix d’une compagnie aérienne, en plus du prix, sont:

• le réseau,
• la fréquence des vols proposés,
• la sécurité

Lucien Isnard a quant à lui insisté sur l ‘importance de ne pas avoir de BOD (Black Out Dates) sur une année, même en période chargée (salons, évènements,…)

Lancement de l’AFTM, Association Française des Travel Managers

L’AFTM (Association Française des Travel Managers) a pour vocation a fédérer, développer et faire reconnaître la fonction de “Travel Manager“, au sein des entreprises et dans le monde professionnel en général. En effet, il y a matière à expliquer le rôle crucial du Travel Manager au sein des organisations.

Le budget “Voyages” est un poste conséquent, et en cette période où les entreprises font attention à leurs budgets de fonctionnement, les déplacements professionnels sont sous le feu des projecteurs.

Le président de l’AFTM  en est Michel Dielemann, travel manager chez FT, avec Serge Bacchus (Unisys) bien actif, Abdelaziz Bougja Vice Président, Lucien Isnard, Claude Lelièvre, Estelle Carucci, Estelle Camusard, Bernard Hérault, Jérôme Drevon-Barreaux, Sonya Basmadjian, et bien d’autres travels managers largement reconnus et talentueux de la profession.

Le lancement officiel de l’AFTM, va avoir lieu le 21 Octobre à 19 heures, au Méridien Montparnasse, au 19 rue du Commandant Mouchotte.

Pour s’y inscrire, le site de l’AFTM : www.aftm.fr (voir aussi dans la blogoliste)

L’impact des RH sur les voyages d’affaires

“Dans l’univers du voyages d’affaires, il n ‘y a pas de vérité unique.

Les informations ne sont pas toujours transposables d’une entreprise à l’autre.

En effet, notre typologie d’achats touche à l’humain. Elle est donc liée à la politique Ressources Humaines de l’entreprise”,

déclare Lucien ISNARD, Président du GEB (Groupe d’Etudes et de Benchmarking) Travel de la CDAF (Compagnie des Achateurs de France)

Le comportement “vertueux” du voyageur

Chaque métier possède sa quête du Graal: Pour le Travel Manager, cette quête se situe au niveau du “comportement du voyageur”. Si possible vertueux.  C’est à dire permettant de faire des économies substantielles.

Car notre homme d’affaires “voyageur”,  n’est pas forcément au fait des “bonnes pratiques”, celles qui transforment le voyage en un investissement  rentable pour l’entreprise, et payé au prix le plus raisonnable.

Parmi ces bonnes pratiques (difficile à mettre en oeuvre, reconnaissons le), il est possible de citer entre autres:

• Réserver son billet d’avion 15 jours en avance. Même s’il arrive que les déplacements se décident 2 ou 3 jours seulement avant le départ, bon nombre de déplacements sont prévus 1 mois, voire plus, à l’avance. Et là, le fait de contacter vite son agence, d’anticiper la réservation, peut permettre de diminuer très substantiellement le prix du billet.
• Remettre de l’essence dans sa voiture de location. Pas toujours évident non plus, le voyageur revient précipitamment à l’aéroport, n’a pas le temps de remettre l’essence utilisée. Le prix, au final, s’en ressentira fortement.
• Réserver un hotel si possible en dehors des milieux de semaine (Mardi, Mercredi, Jeudi), qui sont des jours souvent bien remplis pour l’hotel. Là encore, ce n’est pas toujours possible, mais très souhaitable pour obtenir un prix de nuitée plus bas.

Attention au prix facial en location de voitures !

La décomposition du prix pour une location de voitures n’est pas si simple qu’il y paraît de prime abord.

En effet, deux grandes composantes structurent ce prix:

• le prix “facial“: Cela désigne le montant de la location de la voiture à la journée
• tous les prix additionnels, constitués de différentes taxes, charges, assurances diverses. ce dernier élément n’a rien de négligeable, et s’il est qualifié de “cosmétique” par certains loueurs de voitures, n’en est pas moins un élément essentiel à cerner.

Bien raisonner en “coût complet” pour la location de voiture en courte de durée, en intégrant tous les éléments addidionnels du “prix facial”, est donc fondamental pour bien réussir sa négociation.

Attention, chers Travel Managers à ne pas vous laisser “appâter” par un prix facial alléchant, sans avoir bien regardé tous les autres constituants.

En effet, le prix facial représente souvent de l’ordre de (seulement) 50% du prix d’une location courte durée.

La meilleure démarche de consultation consistera donc à demander un prix en fonction de son mode de consommation passé, cette photo permettant d’une part d’avoir un prix réaliste par rapport à ses besoins, d’autre part de pouvoir rééllement comparer deux offres concurrentes avec impartialité.

Comment bien intégrer “Booking-tool” et “Note de frais” ?

Force est de reconnaître que sur le marché des outils informatiques dédiés au travel, certains éditeurs de logiciels ont débuté avec succès du côté “booking-tool”, tandis que d’autres attaquaient l’édifice “Voyages” par la face:  ”Notes de Frais”.

Mais à présent, nous assistons à un mouvement de convergence. Car, il faut bien le reconnaître, du point de vue de l’utilisateur qui voyage, il est tellement plus pratique d’avoir le cycle complet du voyage (renseignements préalables, réservation, puis établissement de la note de frais) sur un seul et même outil, en usant de manière transparente de la même application.

Du coup, les outils maintenant proposés contiennent ces deux modules-clés (booking, note de frais), chacun revendiquant avoir réalisé la meilleure intégration des deux ensemble. 

Pour le Travel manager, le choix est cornélien, car il se trouve dans la situation suivante:

Beaucoup de grands comptes ont commencé par le booking-tool, sélectionnant le partenaire qui leur semblait le plus efficient sur cette partie-là et regardent maintenant comment s ‘adjoindre un module “notes de frais” :

• s’adjoindre ce module en le demandant à leur fournisseur de ”booking-tool”: Avantage évident, une très bonne intégration. Par contre est-il certain d’avoir ainsi le module “notes de frais” le plus performant ? Si l’on se fie à la “courbe en S” d’adoption des technologies, rares sont les acteurs qui arrivent à être très performant sur une techno, puis une autre…
• scinder les deux parties, faire un appel d ‘offres uniquement “notes de frais”, mais alors quid de la bonne intégration des deux ? Avantage: Etres certain de prendre le top en terme de “notes de frais” ?
• ou encore, et cela a été le choix de certains comptes, faire procéder à des développements de l’outil sur mesure. Quel coût ? Est-ce pertinent maintenant qu’émergent des solutions “standard” ?

Alitalia redécolle

C’est dans la nuit, après 15 heures de négociation, que le tour de table, composé d’investisseurs italiens, a pu être bouclé: Alitalia évite donc ainsi la faillite, suffisemment d’argent étant réinjecté pour éviter le pire.

Air France-KLM, un temps partie prenante pour une reprise totale, s’est de nouveau manifesté en proposant de prendre de 10 à 20% de participation dans la compagnie italienne.

Réactions positives du gouvernement italien, conscient que la présence d’un partenaire fort  est nécessaire au maintien et au développement de leur compagnie nationale.

Le “tryptique” de Denis

Définir le rôle du travel manager au sein de l’entreprise n’est pas chose aisée. Et pourtant, c’est ce que propose, de manière synthétique, Denis Lacroix (que je salue par ce billet interposé) , au moyen du “tryptique” sur lequel il doit jouer et travailler:

• La politique Voyages : C’est apparemment évident, mais une bonne politique Voyages, claire, bien formulée, validée et objet d’un consensus bien établi, est le premier pilier très solide sur lequel doit s’appuyer le travel manager.
• Les fournisseurs: Négociation bien sur avec l’agence de voyages, les compagnies aériennes, loueurs de voitures, chaînes d’hôtels, mais  au délà, compréhension de comment évolue les acteurs, leurs contraintes, leurs attentes aussi !
• Le “Booking-tool”: ou outil de réservation “on-line”, sorte de clef de voûte de l’édifice “Voyages”, tant sa capacité de centralisation, en fait un élémen-pivot de la bonne gestion des déplacements professionnels

Marco Polo, le positionnement

• Think tank
• Composé d’experts intervenant “intuitu personae”
• Provenant aussi bien du côté client, que fournisseur, qu’institutions ou administrations
• Qui va produire communiqués, Livre Blanc, position papers
• Dans un esprit  convivial.
• Le “Rotary Club” du voyages d’affaires