Résultats de l’étude “Cost control and beyond”

Commanditée par Amadéus, l’étude “Cost control and beyond” révèle des éléments intéressants:

Ainsi, les Directeurs Financiers sont 40% à être satisfaits des économies réalisées sur le poste déplacements professionnels. Cela signifie donc que 60% d ‘entre eux, sont largement conscients que les économies sont insuffisantes.

Pour optimiser ces dépenses, les moyens le plus souvent mis en avant, est l’outil de réservation automatique (online booking tool) ainsi que l ‘automatisation de la note de frais.

Pourquoi intégrer “Notes de Frais” et “Booking-Tool” ?

Selon Patrick MIMOUN, Directeur Commercial de KDS, trois raisons majeures concourent à l’intégration de la fonctionnalité “Notes de frais” avec celle du “booking-tool”:

• Du point de vue de l’utilisateur: une ergonomie accrue, car l’application est vue d’un seul tenant, la réservation va se retrouver automatiquement ensuite comme une note de frais à valider
• Du point de vue de l’informaticien: Une intégration “seamless” (sans couture), gage de bon fonctionnement des applications entre elles
• Du point de vue financier: Pouvoir ainsi raisonner en TCT: Total Cost of Trip: Toutes les différentes composantes du prix du voyage peuvent être récupérées et donner lieu à la visibilité du prix total du déplacement.

Comment bien intégrer “Booking-tool” et “Note de frais” ?

Force est de reconnaître que sur le marché des outils informatiques dédiés au travel, certains éditeurs de logiciels ont débuté avec succès du côté “booking-tool”, tandis que d’autres attaquaient l’édifice “Voyages” par la face:  ”Notes de Frais”.

Mais à présent, nous assistons à un mouvement de convergence. Car, il faut bien le reconnaître, du point de vue de l’utilisateur qui voyage, il est tellement plus pratique d’avoir le cycle complet du voyage (renseignements préalables, réservation, puis établissement de la note de frais) sur un seul et même outil, en usant de manière transparente de la même application.

Du coup, les outils maintenant proposés contiennent ces deux modules-clés (booking, note de frais), chacun revendiquant avoir réalisé la meilleure intégration des deux ensemble. 

Pour le Travel manager, le choix est cornélien, car il se trouve dans la situation suivante:

Beaucoup de grands comptes ont commencé par le booking-tool, sélectionnant le partenaire qui leur semblait le plus efficient sur cette partie-là et regardent maintenant comment s ‘adjoindre un module “notes de frais” :

• s’adjoindre ce module en le demandant à leur fournisseur de ”booking-tool”: Avantage évident, une très bonne intégration. Par contre est-il certain d’avoir ainsi le module “notes de frais” le plus performant ? Si l’on se fie à la “courbe en S” d’adoption des technologies, rares sont les acteurs qui arrivent à être très performant sur une techno, puis une autre…
• scinder les deux parties, faire un appel d ‘offres uniquement “notes de frais”, mais alors quid de la bonne intégration des deux ? Avantage: Etres certain de prendre le top en terme de “notes de frais” ?
• ou encore, et cela a été le choix de certains comptes, faire procéder à des développements de l’outil sur mesure. Quel coût ? Est-ce pertinent maintenant qu’émergent des solutions “standard” ?