Alors que le poste “déplacements professionnels” représente souvent le 3ème poste de dépenses de l’entreprise, il importe de formaliser, et bien communiquer une “politique Voyages“.
La politique Voyages définit sous forme de règle, les droits et devoirs de chaque collaborateur pour ses déplacements professionnels.
Car sans politique voyages, c’est l’inflation des dépenses, mais surtout la confusion.
Le service Achats va certainement y intégrer des objectifs de qualité et de confort, mis en balance avec un prix tiré au cordeau. La politique Voyages sera le document majeur remis aux prestataires de services Voyages, lors d’un appel d ‘offres, car c’est l’outil de référence, en quelque sorte le “mètre étalon“, qui mesure ce qui sera fait en matière de voyages.
Cette politique va s’adapter en fonction des mutations et des circonstances du marché. La politique voyages est donc une matrice vivante: Un dialogue régulier avec les voyageurs par le biais d ‘enquête est nécessaire.
L’analyse de l’évolution des prix moyens et la prise en considération d’élèments de benchmark permettent d’adapter au mieux la politique des voyages aux mutations du marché.
L’utilité de la politique Voyages est donc de permettre à toutes les parties de jouer un role majeur dans l’adaptation de situations complexes grâce à une boussole comprise par chacun, intégrant à la fois qualité et prix dans un contexte de mutations des situations et des techologies.
(Article de Bruno ARBONEL et Dominique MIRMONT)
